In2CTI: In2CRM en de telefooncentrale
De CTI koppeling van In2CRM zorgt dat telefoongesprekken worden geregistreerd door het CRM-systeem. Het gaat om alle in- en uitgaande gesprekken. Met deze module worden telefoongesprekken als commerciële activiteit automatisch vastgelegd bij relaties en contactpersonen. Je ziet wie belt en door wie je gebeld wordt.
De telefooncentrale geïntegreerd
In In2CRM zag je al welke brieven en e-mail verstuurd en ontvangen worden. Met In2CTI zie je nu ook welke telefoontjes er plaatsvinden. Daarnaast hoef je niet zelf meer een nummer in te toetsen en dat maakt het gebruik wel heel gemakkelijk.
Ingaande gesprekken
Zodra de telefoon overgaat, verschijnt onderin het beeldscherm een klein schermpje met het telefoonnummer, de naam van de beller en eventueel het bedrijf. Door te klikken wordt de bijhorende relatiekaart geopend in In2CRM. Het schermpje verschijnt, zoals in Outlook: je kunt gewoon doorwerken terwijl de telefoon gaat.
Uitgaande gesprekken
Telefoonnummers in In2CRM krijgen een CTI-icoon. Je hoeft alleen maar op het icoon te klikken om de verbinding tot stand te brengen. Via een apart belscherm kunnen acties worden uitgevoerd die samenhangen met een telefoongesprek, zoals het maken van een gespreksnotitie, taak of brief.
CTI-gebruikers hebben eigen voorkeurslijsten gebaseerd op hun favorieten. Deze handige bellijst is oproepbaar vanuit de Windows taakbalk (system tray). Ook kunnen gesprekken worden doorverbonden.
Telefoonlogboek
Alle in– en uitgaande gesprekken worden geregistreerd op de server. Zo kan per relatie, maar ook per medewerker, gezien worden hoeveel en hoe vaak er gebeld wordt. Telefoongesprekken zijn te volgen als een volwaardige activiteit. Ook gesprekken die binnenkomen na werktijd worden vastgelegd. Signalering via In2CRM zorgt ervoor dat je zelf terug kunt bellen.
Nieuwe relaties
Gesprekken met nieuwe relaties worden natuurlijk ook geregistreerd. In2CRM zal zelf proberen om hier adresgegevens bij te vinden door te gaan zoeken op internet. Via een businessrule word je hierop geattendeerd. Met een eenvoudige klik worden deze nieuwe contacten als relatie toegevoegd aan In2CRM, dus zelfs wanneer de naam niet helemaal goed werd verstaan aan de telefoon.
Technisch
Je In2CRM-account wordt gekoppeld aan je telefoonnummer. Zodra jouw nummer wordt gebeld, geeft de centrale een bericht door aan je telefoon en In2CRM. Dus als de telefoon begint te rinkelen, vertelt In2CRM wie het is. Afhankelijk van groepsinstellingen kunnen gesprekken bij meerdere mensen binnenkomen.