Word je ook gek van al die verkoopoverzichten?
Natuurlijk heb je als salesmanager of verkoopleider voortdurend de beschikking over allerlei rapporten, staatjes met omzetgegevens, verkoopcijfers, productiecijfers, mailinglijsten, enzovoort. Aan gegevens geen gebrek. De overstelpende hoeveelheid kan iemand soms moedeloos maken (Als salesmanager word je soms gestoord van ERP pakketten). Maar krijg je ook datgene wat u hebben wil? En kun je daar ook makkelijk mee werken? Toegespitst op de beslissingen die je moet nemen en de keuzes die je voortdurend moet maken?
Geen bergen papier, maar slechts de informatie die je hebben wilt
Uiteraard heb je een overzicht van al de klanten en alle projecten waarmee je bezig bent. De meeste bedrijven werken immers met een systeem dat allerlei gegevens bevat zoals naam-adres-woonplaats gegevens, aangevuld met eventuele opmerkingen, afgesproken kortingspercentages, enzovoort. Dat systeem bepaalt eigenlijk heel veel voor de manier van werken.
Een goed systeem maakt het mogelijk om er belangrijke zaken uit te filteren. Om bijvoorbeeld een lijst te krijgen van alle verkochte artikelen met nummer 20344 in de maand april van 2007. Of om snel een klantenlijst op postcode gesorteerd samen te stellen voor een gerichte mailingcampagne.
Tegelijkertijd geeft het systeem je ook beperkingen. Ten eerste: wat er niet in zit, kan er ook niet uitkomen! Dat klinkt heel erg logisch, maar menig verkoopmedewerker of salesmanager zal zich vaak in een situatie bevinden waarin hij bepaalde gegevens op een bepaalde manier wil lezen, terwijl het systeem dat niet mogelijk maakt! Bijvoorbeeld omdat je een alfabetische lijst met namen ter beschikking hebt, terwijl het systeem invoer op postcode daarvoor vereist.
Gevolg: vertraging doordat je met pen en papier aan de slag moet, zelf een Excel-overzicht moet maken, of collega’s moet raadplegen, om de benodigde informatie toch op een rij te krijgen.
Ten tweede zitten er in je systeem wel allerlei gegevens die betrekking hebben op het project of de opdracht waar je mee bezig bent, maar verlies je veel tijd doordat die gegevens niet altijd aan elkaar gekoppeld kunnen worden!
En verder komen er gegevens van andere afdelingen op je bureau. Lijsten, overzichten en memo’s met informatie die je mogelijk nodig hebt. Omdat je op de hoogte moet blijven ben je verplicht deze pakken papier telkens weer trouw door te nemen.
Op deze manier ben je de gevangene van de systemen binnen het bedrijf. En dit geldt niet alleen voor jou, maar voor al je collega’s! Het levert frustratie op voor iedereen in je bedrijf. Ongeacht de functie.
Voor iedereen die commercieel bezig is zijn gegevens over omzetten, verkoopgroepen en de lopende projecten zeer belangrijk. Echter, op welke manier krijg je de informatie die je nodig hebt aangeboden? Wil een verkoopleider buitendienst dezelfde lijsten aangeboden krijgen als een verkoopleider binnendienst? Het is uiteraard van belang om allerlei omzetgegevens ter beschikking te hebben, maar liefst wel toegespitst op je functie!
Het zou ideaal zijn klant- en omzetgegevens aangeboden te krijgen op de manier zoals je dat graag wilt. De ene keer gesorteerd op klant, een andere keer gesorteerd op product, en weer een andere keer op buitendienstmedewerker. Precies aansluitend bij datgene wat je op dat moment of op gezette tijden wilt hebben! Het systeem voor klantenbeheer dat je eigenlijk nodig hebt moet op elk moment en op elke werkplek toegang bieden tot alle klant- en project gerelateerde gegevens op de manier die je wilt.
Stel je vervolgens eens voor dat je geen gegevens krijgt als er niets veranderd is. En dat je een signaal krijgt op het moment dat er wel iets veranderd is in de gegevens die je nodig hebt. En dat je zelf vooraf kunt definiëren wanneer je dat signaal wilt krijgen. Dat zou een hoop tijd besparen! En heel wat minder onrust veroorzaken in de dagelijkse gang van zaken.
Nooit meer zoeken in het systeem of lange lijsten doornemen om de omzetgegevens te vinden. Het systeem voor klantenbeheer signaleert automatisch, zodat dat je uitsluitend de informatie krijgt die je zelf gekozen hebt, toegespitst op je functie en je wensen en bovendien uitsluitend op het moment waarop je dat wilt. Dat is het systeem dat je zou willen hebben!
Het systeem dat het effectiever maakt, zodat je de tijd en ruimte hebt voor het definitief oplossen van de vraag Waarom verlies ik vaak opdrachten aan mijn concurrenten? En dat ook zorgt dat je meer tijd hebt voor de interne bedrijfslogistiek en de gehanteerde werkwijze. En meer tijd om bezig te zijn met je klant als er eens iets is misgegaan. En daarin tijd steken komt ook je klantrelatie weer ten goede want een klant met klachten biedt altijd kansen.
Conclusie
Een goed systeem voor relatiebeheer dat je ‘waarschuwt’ als de door je gewenste informatie beschikbaar komt, zal je in staat stellen efficiënter en effectiever te werken. Er is veel minder ‘verloren’ tijd doordat je niet meer van alles hoeft uit te pluizen en na te lopen. De signalering helpt je op het juiste moment aandacht aan de dingen te besteden. Je kunt eindelijk lekker en slagvaardig werken! In het artikel Beter relatiemanagement verhoogt je concurrentiekracht worden al die aspecten nader belicht.