Rapportage
Rapportages gebruik je voor alles wat niet op papier of in de e-mail staat. Met rapportages leg je bezoekverslagen, telefoontjes of andere informatie vast. Alles communicatie ‘between the lines’, vind je terug onder ‘Rapportages’, zoals het in In2CRM heet. Je begrijpt dat Rapportages uiterst waardevol zijn en juist iets is wat bedrijven zonder In2CRM echt missen.
Even noteren
Zonder twijfel heeft iedereen moeite om gesprekken vast te leggen. We voeren ze de hele dag en proberen alles te onthouden. Dat is dikwijls een onbegonnen klus. Zeker als er langere tijd overheen gaat.
Veel mensen hebben voor zichzelf wel een discipline ontwikkeld om hier mee om te gaan. Sommigen sturen zichzelf een e-mail of leggen het vast in een Word bestand. Weer anderen gebruiken hun agenda of hebben een schrijfblok. Allemaal prima opties, maar je mist de mogelijkheid om informatie (bewust en onbewust) te delen en terug te vinden door anderen. Veel communicatieproblemen ontstaan door alleen naar de docum
enten en e-mails te kijken zonder de bijhorende notities.
Daarom is het in In2CRM heel simpel gemaakt om een notitie vast te leggen. We noemen dat een rapportage. Vanuit een enkel scherm geef je aan met wie je gesproken hebt en wat je besproken hebt:
In een rapportage vermeld je alle zaken die relevant zijn voor hetgeen er gemaild, gebeld, verstuurd en/of besproken is. Gekoppeld aan project, klacht, registratie of campagne bijvoorbeeld, indien aan de orde.
De juiste context
Om informatie goed terug te kunnen vinden is het handig om het goed op te slaan. Benoem de relatie, de persoon of andere informatie zoals het project of de offerte of de klacht.
In In2CRM noemen we dat de context. Onder elk item waar de rapportage aan wordt gekoppeld, kun je de rapportage weer terug lezen. En niet alleen jij, maar iedereen die met dezelfde gegevens werkt. Op die manier deel je ook je gesprekken en notities. Onmisbaar!
Bijlagen
Misschien wil je documenten of foto’s meesturen met je notitie. Dat is geen probleem. Deze kunnen gewoon worden toegevoegd.
Vervolgacties
Een gesprek leidt vaak tot een vervolgactie. ‘Bel me over twee weken maar terug’ of ‘stuur maar documentatie’. Van de rapportage kun je direct een of meer taken starten voor jezelf of voor een collega.
Informatie verspreiden
Vaak wil je mensen informeren over een gesprek of bezoek. Aan elke rapportage kun je een verzendlijst toevoegen. Je kunt zelf selecties maken uit een aantal voorgedefinieerde lijsten, zoals:
- Collega’s
- Projectmedewerkers
- Contactpersonen van de relaties
- Contactpersonen betrokken bij een project
De rapportage wordt als e-mail verzonden. Je kunt er ook voor kiezen om intern gebruik te maken van In2CRM in plaats van e-mail. Zo voorkom je veel extra e-mailverkeer.
Voor iedereen
Soms denken mensen dat alleen de buitendienst rapportages maakt, maar dat is niet waar. In de regel spreekt een binnendienst veel meer klanten op een dag. En natuurlijk kunnen ook gebruikmaken van rapportages. Net als inkopers, debiteurenbewakers en management.
Zoeken en vinden
Toch zorgt In2CRM ervoor dat mensen niet overvoerd worden met informatie. We tonen alleen de rapportages in de juiste context met de laatste bovenaan. Hoe ouder de rapportages worden, hoe grijzer ze worden. De diverse filterknoppen zorgen ervoor dat je eenvoudig kunt zoeken:
Vanuit elk onderdeel in In2CRM zie je de relevante rapportages. Binnen die lijst kun je altijd makkelijk zoeken, filteren, groeperen en exporteren.
Kennisborging
Door consequent rapportages vast te leggen, werk je als bedrijf aan een enorme kennisbron binnen je organisatie. Vooral klanten die al jaren met In2CRM werken bevestigen de toegevoegde waarde. Zelfs na jaren kun je nog precies aangeven wat afgesproken is. Dat geeft een goed gevoel.