Taken
Afspraken nakomen is cruciaal. Dat doe je in In2CRM met ‘Taken’. In een taak geef je aan wat er gedaan moet worden, wie het moet doen en wanneer het klaar moet zijn. Taken helpen je om overzicht te houden op je werkzaamheden. Mede daarom is het een van de meest gebruikte onderdelen van In2CRM.
Een nieuwe taak
Overal in In2CRM kun je een nieuwe taak aanmaken. Het enige verplichte veld is de taakomschrijving. In die zin lijkt het erg op een post-it briefje. Gemakkelijker wordt het niet.
Je kunt een taak ook plaatsen in de juiste context. Op die manier hoort een taak bij een relatie, project, offerte etc. Verder kun je een start- en einddatum opgeven. Op deze manier plan je taken in de toekomst (‘bel mij over drie weken’):
Je kunt een taak aanmaken en deze koppelen aan een project, klacht of bijvoorbeeld offerte.
Taken toewijzen
Als je niets doet, wordt de taak aan jou toegekend. Je kunt taken echter ook delegeren aan een of meerdere collega’s. Je kunt iedereen een eigen opmerking meegeven en iedereen kan een eigen start- en einddatum hebben. Dat betekent dat taken zelfs voor complexe, samengestelde handelingen prima geschikt is.
De takenlijst
Al jouw taken komen bij elkaar te staan in de Takenlijst. Met deze lijst heb je overzicht op wat er moet gebeuren en wat er nog gaat komen. Ook kun je zien welke taken je gedelegeerd hebt en hoever het ermee staat. Dankzij de preview, zie je van elke taak de details direct in beeld staan. Dat scheelt weer een klik.
Controle op voortgang
Als Taken niet tijdig worden afgewerkt, krijgen ze meer prioriteit. Er zijn businessrules die dit signaleren. Deze businessrule laat niet alleen de taken zien waarmee je zelf te laat bent, maar ook de taken waar collega’s achterblijven. Op deze manier houd je elkaar scherp.
Je kunt ervoor kiezen om een signaal te krijgen als iemand een taak van jou heeft afgewerkt:
In het takenoverzicht zie je de status van alle taken.
Workflow
In sommige situaties is het nodig dat er een aantal taken tegelijk gestart worden. Stel een opdracht moet worden uitgevoerd. Dit kan leiden tot een aantal taken, bijvoorbeeld het checken van de debiteur, het sturen van een opdrachtbevestiging en het bewaken dat deze getekend retour komt. Deze workflows zijn in te stellen met Taaksjablonen.
Reminders
De takenlijst laat zien welke taken je nog moet doen, maar soms moet het wat specifieker. Stel iemand vraagt jou of je om 16:00 uur wilt bellen. Dan zet je de reminder aan bij de taak. Om 16:00 verschijnt dan een pop-up om je te herinneren aan de taak. Zelfs als In2CRM niet openstaat.
Koppeling Outlook
De taken van In2CRM synchroniseren met de taken van Outlook. Je kunt taken zelfs afmelden in Outlook, waarna ze ook afgewerkt zijn in In2CRM. Dit betekent voor een aantal mensen dat ze de taken ook beschikbaar hebben op de telefoon.