Medewerkers
De medewerkers zijn de mensen die dagelijks werken met In2CRM. Zij gebruiken het systeem om gegevens te beheren. Medewerkers kunnen de eigen activiteiten of die van anderen volgen. Ook bij ziekte of vertrek blijft de informatie en de kennis van medewerkers beschikbaar.
Medewerkers versus gebruikers
In2CRM maakt een onderscheid tussen medewerkers en gebruikers. Medewerkers zijn alle mensen uit de eigen organisatie. Een deel van hen gebruikt In2CRM. Dat zijn de gebruikers. Zij kunnen ook gegevens vastleggen of verzenden naar de medewerkers die niet met In2CRM werken.
De medewerkerskaart
Niet iedereen kan zomaar medewerkers aanmaken. Iedereen kan wel de gegevens opvragen. Het zoekschermpje voor medewerkers wordt als interne bellijst gebruikt, omdat het zowel de interne nummers als de mobiele nummers laat zien.
Elke medewerker krijgt een afkorting. Deze wordt intern gebruikt in lijsten en overzichten. Naast de naam wordt een officiële tenaamstelling vastgelegd. Deze wordt gebruikt bij de ondertekening van documenten. Verder worden o.a. de volgende velden gebruikt:
- Vestiging
- Afdeling
- Rol
- Functie en functietype (ook meertalig)
- Intern telefoonnummer
- Extern nummer
- Mobiele nummer
- E-mailadres: In2CRM gebruikt dit e-mailadres om de medewerker te informeren.
De medewerkerskaart toont alle gegevens van die medewerker in één overzicht.
Er kan ook een hiërarchie tussen medewerkers worden vastgelegd. Zo kun je aangeven wie de manager is van een medewerker. Dit is o.a. van belang bij de autorisatie van documenten of offertes.
Sommige bedrijven werken met meerdere bedrijfs- of merknamen. Een medewerker kan aan een ander bedrijf gekoppeld worden voor het bepalen van afzendgegevens.
Per medewerker kun je aangeven of de medewerker nog in actieve dienst is. Dit betekent dat ook oud-medewerkers gewoon inzichtelijk blijven. Je beheert op deze plek ook of iemand als vertegenwoordiger werkzaam is. Dit bepaalt weer of iemand aan een klant toegewezen kan worden.
Ondertekening
De ondertekening van documenten en offertes/opdrachten wordt samengesteld door In2CRM. Ook de e-mailhandtekening wordt door In2CRM samengesteld op basis van deze gegevens. Je kunt zelfs gescande handtekeningen of foto’s toevoegen.
Rollen en rechten
Je kunt een medewerker ‘opwaarderen’ naar een gebruiker. Zodra iemand in mag loggen in In2CRM moeten rechten worden toegewezen. Dit noemen we rollen. Ook beheer je hier eventueel de koppeling naar het ERP-systeem, de telefooncentrale of de koppelingen naar Social Media.
Via toegangsbeheer kun je bevoegdheden toekennen aan gebruikers en/of gebruikersgroepen.
Administratieve gegevens
Er kunnen aanvullende gegevens van medewerkers worden vastgelegd zoals BSN-nummers, bankrekeningnummers etc. Deze gegevens zijn natuurlijk afgeschermd en op een aparte tab geplaatst.
Vakantiedagen
Medewerkers kunnen de eigen vakantiedagen beheren in In2CRM. Er wordt niet alleen bijgehouden hoeveel dagen iemand heeft, maar ook opgenomen dagen worden geregistreerd.
Tijdregistratie
In sommige organisaties verantwoorden medewerkers de uren. In2CRM ondersteunt tijdregistratie op een zeer uitgebreide manier, zodat zelfs tijdschrijforganisaties als zakelijk dienstverleners en architecten gebruikmaken van In2CRM. Uren worden dan gerelateerd aan relaties, projecten, issues en faseringen.
Tarieven
Aan medewerkers kunnen interne en externe tarieven gekoppeld worden. Dit kan weer gekoppeld worden aan de facturatie van uren.