Projecten

In2CRM kent een goede ondersteuning voor bedrijven die project-georiënteerd werken. De ervaring leert dat de meeste bedrijven behoefte hebben aan deze extra laag, ondanks dat het bedrijf niet nadrukkelijk een projectorganisatie is. Voor In2CRM geldt dat relaties de bedrijven zijn waar je zaken mee doet, dat personen de mensen zijn met wie je contacten onderhoudt en dat projecten de zaken zijn waarover je praat.

Projecten, trajecten of werken

Sommige bedrijven praten over projecten. Ander bedrijven praten weer over werken of trajecten. Allemaal bedoelen we hetzelfde: datgene waar we aan werken, eventueel samen met andere relaties of personen. In2CRM heeft ervoor gekozen om te praten over ‘Projecten’.

Hier worden alle projecten die bij een relatie horen in een overzicht getoond. In het onderste venster zie je de details van het geselecteerde project.

Projectkaart

Projectnamen kunnen volledig of als onderdelen worden ingevoerd. Elk project krijgt een uniek nummer, maar in sommige omgevingen is het nodig dat eigen projectnummers kunnen worden toegekend. Dat ondersteunen we dan ook.

Behalve een projectomschrijving kent In2CRM diverse statusvelden die gebruikt worden bij projecten op te delen in fasen:

  • Soort
  • Status
  • Fase
  • Prioriteit
  • Voortgang
  • Omvang
  • Raming
  • Start- en einddata

Relaties bij projecten

Hoewel een project binnen In2CRM op zichzelf kan staan, zijn bij de meeste projecten één of meer relaties betrokken. Je kunt zelf relaties toevoegen aan een project, maar In2CRM kan dit ook automatisch. Zodra iemand een activiteit uitvoert, controleert In2CRM of die relatie al bekend was bij dat project. Zo niet, dan zal In2CRM vragen welke rol deze relatie heeft binnen het project.

Elke relatie kan zijn eigen rol hebben, bijvoorbeeld opdrachtgever, leverancier, onderaannemer, adviseur of concurrent. Ook kun je aangeven wie de contactpersonen zijn voor een project.

In dit screenshot zie je welke rol de betrokken relaties in dit project hebben. Uiteraard kun je deze rollen als bedrijf volledig bepalen en aanpassen.

In dit screenshot zie je welke status de medewerkers van jouw bedrijf hebben in dit project. Uiteraard kun je deze statussen als bedrijf volledig bepalen en aanpassen.

Medewerkers bij projecten

In2CRM houdt zelf bij welke medewerkers betrokken zijn bij een project. Je kunt daar eigen rollen aan toekennen. Zo kun je aangeven wie de projectmanager is of andere rollen benoemen. Een groot voordeel is dat je op deze manier eenvoudig de betrokkenen kunt informeren over de voortgang van een project.

Informatieoverdracht tussen partijen

Altijd weer horen wij van onze klanten hoe krachtig het is dat In2CRM medewerkers informeert over de laatste stand van zaken van projecten, ook als om het informatie gaat die niet direct gerelateerd is aan de eigen relaties.

Een voorbeeld: stel je hebt een bouwproject. Iemand in de organisatie heeft contact met de architect en maakt allerlei afspraken. Als er later een aanvraag komt van een aannemer, kan dit zomaar opgepakt worden door een collega die niets van het verhaal met de architect af weet. Door nu het project te zoeken in In2CRM, krijgt deze medewerker ineens alle informatie in beeld die in het verleden al door zijn collega is opgeslagen.

Alle activiteiten van een project vind je terug in een centraal overzicht. Rechts ervan zie je direct een preview van de geselecteerde activiteit (rapportage, offerte of document bijvoorbeeld).

Dubbele projecten

De ervaring leert dat projecten eenvoudig dubbel ingevoerd kunnen worden. Vaak is de projectbenaming niet helemaal duidelijk of missen bepaalde gegevens op het moment van invoer. In2CRM probeert dit zo goed mogelijk op te lossen. Ten eerste worden gebruikers bij het invoeren van een project door een zoekscherm geleid. Mocht een project toch dubbel ingevoerd worden, dan kan dit later eenvoudig samengevoegd worden zonder dat informatie verloren gaat.

Fasen

Projecten kunnen op veel verschillende manieren worden toegepast. Dikwijls wordt het acquisitietraject ondersteunt met projecten. Zodra er zich een opportunity voordoet bij een prospect of klant, wordt een project gestart. Het voordeel is dat er meer partijen mee kunnen doen aan deze opportunity. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor als je met andere partijen samenwerkt of als je met concurrenten te maken hebt.

Om de voortgang van projecten te managen, wordt dan gewerkt met ‘Fasen’. Op deze manier houd je goed overzicht. Zelf hanteren wij de volgende fasen:

  • Verkennen (de beoogde klant weet nog van niets)
  • Informeren (de klant weet wie we zijn. Ze hebben informatie ontvangen of er zijn gesprekken geweest)
  • Offreren (er ligt een voorstel)
  • Uitvoeren (de opdracht is er en wordt uitgevoerd)
  • Aftersales (het project is afgerond maar behoeft nog nazorg)

Natuurlijk kunnen deze fasen aangepast worden.

Planning

Naarmate het aantal projecten groeit, groeit de behoefte aan overzicht onder medewerkers en relaties. In2CRM zorgt op verschillende manieren voor overzicht, visueel bijvoorbeeld in de vorm van een zogenaamde ‘Gantt chart’.

De planning van projecten wordt in de vorm van een zogenaamde ‘Gantt chart’ visueel weergegeven.