Waarom steeds meer projectmatige bedrijven behoefte krijgen aan één centrale regielaag

Werken vanuit één centrale omgeving waarin alle informatie samenkomt. Dat is de gedachte achter de manier waarop Gilde Software en In2CRM elkaar aanvullen. Voor veel dakdekkersbedrijven, afbouwbedrijven en vastgoedonderhoudsbedrijven begint de werkdag hetzelfde. Al snel volgen telefoontjes, storingsmeldingen, werkbonnen, planningen en vragen van klanten. De projectleider opent het ERP-systeem. De planner kijkt in een andere applicatie. De werkbon staat ergens anders en de onderhoudshistorie is terug te vinden in een apart portaal. Iedereen beschikt over een deel van de informatie, maar niemand heeft in één oogopslag het complete overzicht.

Tijdens ons gesprek met Gebr. Janssen werd duidelijk hoe zij dit vraagstuk hebben opgelost met de combinatie van Gilde Software en In2CRM. Dat riep bij ons direct een nieuwe vraag op: waarom lopen juist zoveel projectmatige organisaties tegen deze uitdaging aan? Om daar antwoord op te krijgen, gingen we in gesprek met Martijn Boland. Als voormalig mede-eigenaar van Gilde Software en tegenwoordig zelfstandig adviseur kent hij de markt van projectmatige bedrijven als geen ander. Vanuit ruim 25 jaar ervaring ziet hij waar ERP-systemen sterk in zijn, maar ook waar organisaties behoefte krijgen aan meer overzicht, regie en samenhang tussen hun verschillende softwareoplossingen.

Het probleem ontstaat niet bij ERP 

Volgens Martijn begint de uitdaging meestal niet bij het ERP-systeem zelf. Integendeel. Een ERP-oplossing doet vaak precies waarvoor deze bedoeld is. De complexiteit ontstaat pas wanneer een organisatie groeit. Bedrijven krijgen er in de loop van de jaren steeds meer systemen bij. Een onderhoudssysteem, software voor kwaliteit, een opleidingsportaal, documentbeheer, klantportalen of andere applicaties. Op zichzelf werken die allemaal prima, maar de informatie raakt steeds verder verspreid.

Het gevolg is herkenbaar voor veel projectmatige organisaties. Medewerkers moeten steeds vaker schakelen tussen verschillende systemen, gegevens worden meerdere keren ingevoerd en informatie moet op verschillende plekken worden gezocht. Niet omdat de informatie ontbreekt, maar omdat niemand nog één compleet overzicht heeft. “Bedrijven denken vaak dat ze een nieuw ERP-systeem nodig hebben. In de praktijk ontbreekt vooral de regie over alles wat daaromheen is ontstaan.”
Juist daar ziet Martijn de kracht van In2CRM. Hij omschrijft In2CRM niet als een traditioneel CRM-systeem, maar als een regielaag boven het bestaande softwarelandschap.

Niet nog een systeem, maar één centrale regielaag 

Een centrale omgeving waarin informatie uit verschillende systemen samenkomt, zodat medewerkers niet langer hoeven na te denken waar gegevens zich bevinden. “Ik noem het weleens een stekkerpakket. Je stekkert alle systemen erin. Vervolgens werk je vanuit één centrale omgeving waarin alle relevante informatie samenkomt.”

Volgens Martijn verandert daarmee niet alleen de manier waarop medewerkers werken, maar ook de manier waarop organisaties processen inrichten. Niet langer staat de software centraal, maar de klant, het project en de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Die manier van denken hoor je tijdens het hele gesprek terug. Martijn praat nauwelijks over software, maar vooral over processen. 

Een storing komt binnen, wordt automatisch verwerkt tot een werkopdracht, de planning wordt bijgewerkt, de monteur ontvangt de juiste informatie en de opdrachtgever blijft automatisch op de hoogte van de voortgang. “De medewerker hoeft niet meer na te denken in welk systeem hij moet zijn. Hij zoekt een klant of project op en ziet direct alles wat relevant is.”