Overzicht

Met CRM vraag je van je mensen om gegevens in te voeren in een systeem. Daar zit niet iedereen op te wachten. Een CRM-pakket moet dus gebruiksvriendelijk zijn, daar beoordelen gebruikers een pakket uiteindelijk op. Invoeren moet makkelijk en snel gaan en – net zo belangrijk – zoeken én vinden moet net zo vanzelf gaan.

Dashboards

In2CRM opent met het dashboard ‘Mijn CRM’. Dus zodra je start, weet je wat er bij jou speelt. Als je een relatie opvraagt, toont In2CRM het dashboard van de klant. Dus niet de adresgegevens, maar welke acties uitstaan, hoe de omzet zich ontwikkelt, welke klachten er spelen. Dat is informatie waar je direct mee aan de slag kunt.

Op veel meer plaatsen in In2CRM zul je dashboards aantreffen. Een dashboard bestaat uit één of meerdere blokjes met specifieke informatie. Dat kunnen lijstjes, grafieken of HTML zijn. Je kunt deze blokjes zelf bouwen en samenstellen. Afhankelijk van je rol en rechten worden de blokjes getoond. Dat betekent in de praktijk dat een verkoper en een debiteurenbewaker andere dashboards zien. Dat klinkt logisch, maar is het in veel pakketten niet. Belangrijk is dat de gebruiker vanuit deze blokjes door kan klikken naar de onderliggende informatie. Dat maakt het gebruiksvriendelijk.

Je kunt je eigen dashboards samenstellen en toewijzen, hier zie je een voorbeeld vanuit een verkopersrol:

Voorbeeld van een In2CRM dashboard, afhankelijk en instelbaar per rol of afdeling.

Businessrules

USP van In2CRM vormen de zogenaamde ‘Businessrules’. In de praktijk is dit misschien wel het waardevolste onderdeel van In2CRM. Een businessrule gaat uit van het principe ‘Management by Exception’. Een businessrule geeft melding van bepaalde situaties, maar alleen als deze situatie nieuw en actueel is.

Het is de uitdaging van elke medewerker en manager: hoe zorg je dat je de belangrijke dingen niet mist? Vaak werken we met lijstjes en onderbuikgevoelens. Een businessrule lost dit op.

Businessrules helpen jou de dingen in de gaten te houden die voor jou belangrijk zijn, zónder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen. Businessrules informeren jou.

Businessrules hebben een optimaal ‘doorklikgehalte’. Klik de relevante regel aan en je ziet precies over welke informatie het gaat.

In een businessrule geef je op waarover je geïnformeerd wilt worden en hoe vaak. Op de achtergrond bewaakt In2CRM dit voor je. Pas als een situatie zich voordoet, krijg je een melding. Is er niets aan de hand, dan hoor je ook niets. Een aantal voorbeelden:

  • Nieuwe relaties
  • Nieuwe projecten
  • Offertes die opgevolgd moeten worden
  • Klachten die te lang lopen
  • Facturen die niet betaald worden
  • Afspraken die niet nagekomen worden
  • Omzetten die achterlopen
  • Kooppatronen die veranderen
  • Documenten die niet teruggestuurd worden
  • Knelpunten in planningen
  • Belangrijke klanten die niet bezocht worden

Standaard leveren we zo’n 150 businessrules mee, maar niet zelden stellen we op verzoek van relaties specifieke aanvullende businelsrules op. Klanten verrassen ons vaak met zaken die ook in een Businessrule gevat mogen worden. Dat regelen we dan gewoon.

Actielijst

Als je als buitendienstmedewerker op bezoek gaat bij een relatie wil je in één oogopslag kunnen zien wat er speelt bij die klant. Op je telefoon of laptop of – oldschool – geprint op papier. Alles wat je moet weten, vind je op de actielijst:

  • Bezoekadres
  • Contactpersonen
  • Omzetontwikkeling
  • Openstaande facturen
  • Eerdere gespreksnotities
  • Taken
  • Klachten
  • Documenten
  • Offertes

Actielijst van alles wat er speelt bij een relatie of klant.

Niet alleen jouw medewerkers zijn blij met deze lijst, ook klanten waarderen deze lijst enorm. Het geeft ze een gevoel van vertrouwen, dat diegene aan de andere kant van de tafel precies weet wat er speelt en waar hij of zij dus over praat.

Rapporten

Naast de actielijst beschikt In2CRM over veel meer rapporten die beschikbaar zijn op papier of op een tablet. Zo wordt het projectdossier veel gebruikt in projectorganisaties. De bellijst is handig voor mensen die veel in de auto zitten en toch belacties willen doen.

Previews

Previews laten je direct zien welke informatie er in een rapportage, document of offerte zit. Je vindt ze previews overal in In2CRM, ideaal. Alle informatie in één en hetzelfde scherm, van jezelf en je collega’s.

Het overzicht dat In2CRM biedt, wordt het meest duidelijk in de overzichtslijsten van In2CRM. Onder Overzicht zie je alle activiteiten die plaats hebben gevonden in de context, zoals je het op dat moment bekijkt.

Alle items worden standaard gegroepeerd op periode. Eigenlijk net zoals Outlook dat doet. Hoe ouder een item is, hoe grijzer het wordt. Zo zie je direct wat actueel is wat al minder actueel is.

Terwijl je door de activiteiten bladert, laat In2CRM aan de rechterkant de inhoud van het item zien. Dus als je op een rapportage staat, zie je rechts wat besproken is. Sta je op een document, zie je rechts de inhoud van het document. Deze manier van werken scheelt veel tijd. En daarom wordt het veel gebruikt.

In2CRM today

Als je in In2CRM werkt, kun je alles opvragen wat je nodig hebt, maar wat als je niet elke dag met het systeem werkt? Daarvoor hebben we In2CRM Today gemaakt:

Elke ochtend een update in je mailbox met de belangrijkste zaken van gisteren en vandaag.

In2CRM Today laat zich het beste vergelijken met een krant. Als je ‘s ochtends de krant openslaat, lees je wat er gisteren is gebeurd en wat er vandaag gaat gebeuren. In2CRM Today doet hetzelfde maar dan van jouw relaties. Elke ochtend om 7:00 uur krijg je een e-mail met het laatste nieuws. Die tijd is trouwens instelbaar.

In2CRM connect

Met In2CRM Connect verbind je externe apparaten aan de In2CRM omgeving. Dat kunnen smartphones, tablets of browsers zijn. Ook op die apparaten heb je overzicht op je In2CRM activiteiten. Dus dat betekent dat je 24×7 overzicht hebt op je werk, je medewerkers, je projecten en je klanten. En je Actielijst heb je altijd bij je.