Agenda

De agenda van In2CRM is een verlengstuk van Taken. Zodra een taak vastgezet wordt op een bepaalde datum en tijd, wordt deze automatisch opgenomen in de Agenda. De Agenda van In2CRM koppelt met de agenda van Outlook/Exchange. Afspraken in Outlook staan in In2CRM en omgekeerd.

Afspraken vastleggen

Een agenda-item in In2CRM is een taak. Je kunt expliciet opgeven dat deze in je agenda moet worden opgenomen door het vinkje aan te zetten. Je kunt naast de begin- en einddatum dan ook de begin- en eindtijd opgeven:

Nieuw agenda-item maken

Indien je hier direct een nieuw agenda-item aan wilt maken kan dit door te klikken op ‘Nieuw agenda-item’. Er wordt dan een nieuwe taak geopend waarbij het vinkje ‘Opnemen in agenda’ gelijk aan staat.

Mensen uitnodigen

Je kunt collega’s uitnodigen via In2CRM en de beschikbaarheid checken. Genodigden kunnen de afspraak accepteren of weigeren. Afhankelijk van je rechten kun je agenda’s van anderen inzien.

Groepsagenda’s

Je kunt ook agenda’s van verschillende gebruikers bundelen in een groepsagenda. Je kunt deze toevoegen, net als meerdere e-mailmappen, met behulp van het + teken naast het veld ‘Outlook agenda’. Op deze manier kun je direct zien wie er beschikbaar is. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om afspraken te maken in showrooms. In het veld In2CRM agenda kun je naast ‘Mijn agenda’ ook kiezen voor ‘Groepsagenda’. Deze toont dan al jouw agenda-items (outlook en jouw taken met het vinkje ‘Opnemen in agenda’) én alle taken met ‘opnemen in agenda’ van je collega’s:

Je agenda ziet er hetzelfde uit als in Outlook. Je kunt meerdere agenda’s selecteren en rechtstreeks nieuwe agenda-items aanmaken.

Koppeling met Outlook

De agenda-items van In2CRM synchroniseren met Outlook. Je ziet de afspraken gemaakt met In2CRM en gemaakt met Outlook. Afspraken gemaakt in Outlook kunnen worden gekoppeld aan In2CRM. Doordat de agenda-items koppelen met Outlook, betekent het ook dat mensen de afspraken weer terugzien in de telefoon.

Afspraken maken in Outlook of in In2CRM?

Met beide pakketten kun je afspraken in dezelfde agenda zetten. Veel mensen zijn gewend aan Outlook en maken daar de afspraken. Daar is op zich niets mis mee, maar toch heeft het een aantal belangrijke voordelen als je de afspraken maakt met In2CRM. Wij sturen namelijk relevante informatie mee met het item. Stel je hebt een afspraak met CRMCompany. In Outlook is dit niet meer dan een tekst met 10 letters. Als je dezelfde afspraak maakt in In2CRM, koppel je de afspraak aan CRMCompany. Dit heeft een aantal voordelen:

  • Iedereen die bij CRMCompany kijkt, ziet wanneer de afspraak is.
  • In2CRM stuurt de adresgegevens mee naar Outlook. Handig in combinatie met navigatiesystemen of als je onderweg even wilt bellen.
  • Afhankelijk van de inrichting kunnen we ook andere informatie meesturen, bijvoorbeeld de laatste condities of betalingen.
  • Als je terugkomt van je afspraak kun je vanuit In2CRM agenda direct je bezoekverslagen maken.