Documenten
Met In2CRM maak en beheer je je documentenstromen. In2CRM zorgt ervoor dat documenten in de huisstijl worden opgemaakt en zorgt voor de opslag op de juiste locatie. Op die manier maak je documenten sneller en professioneler. Documenten worden eenvoudiger teruggevonden en documenten delen gebeurt automatisch.
Documentsoorten
In2CRM werkt applicatie onafhankelijk. Zodra Windows het document herkent, kan In2CRM er prima mee uit de voeten. De volgende veel gebruikte documentensoorten zien we vaak:
- MS-Word
- MS-Excel
- MS-Powerpoint
- Jpg, gif, png, tiff
- Zip-bestanden
- DWG (autocad)
Sjablonen
Voor regelmatig terugkerende documenten is het handig om sjablonen te maken. In het sjabloon kun je aangeven welke velden uit In2CRM overgenomen moeten worden. Er worden meer dan 300 velden ondersteund. De belangrijkste zijn:
- Adressering
- Aanhef
- Documentnummer
- Afsluiting
- Eigen adresgegevens
- Betreft regel
Zodra iemand een document maakt, kiest hij of zij het passende sjabloon en vult de basisgegevens in. Daarna neemt In2CRM het over. De bijhorende applicatie wordt gestart. Het sjabloon wordt geladen en gevuld met de benodigde velden en het document wordt automatisch opgeslagen met een uniek documentnummer op een bestandslocatie. Deze locaties zijn van tevoren bepaalt door systeembeheer.
De gebruiker hoeft dus alleen wat velden in te vullen en kan zich bezighouden met de inhoud van het document. Al het andere is uit handen genomen:
En als er bijlagen bij een document horen of zitten, dan vind je die hier:
Verzenden
Documenten kunnen afgedrukt worden als de rechten beschikbaar zijn. Documenten kunnen ook als e-mail verzonden worden. Een mooie optie van In2CRM is het automatisch omzetten naar PDF van verzonden documenten. Dit doen we met de ingebouwde PDF-printer.
Er kan ook een interne verzendlijst gekoppeld worden aan het document.
Status
Een document kan meerdere statussen hebben. Het begint als concept. Daarna eventueel ‘te printen’ en uiteindelijk krijgt een document een ‘archiefstatus’. Hiermee is het read-only geworden. Alleen bij voldoende rechten kan het document alsnog aangepast worden.
Versiebeheer
Je kunt met meerdere versies van documenten werken. Elke revisie krijgt zijn eigen volgletter. Er kan telkens maar één versie van een revisie actueel zijn. De oudere versies zijn per definitie read-only. In2CRM houdt de revisies bij elkaar, zodat een gebruiker snel kan zien hoe het document er eerder uitzag.
Doordat het revisiebeheer door In2CRM wordt geregeld, werkt het ook bij applicaties die zelf geen revisiebeheer ondersteunen.
Preview
In diverse lijsten en overzichten van In2CRM zie je documenten terug. De previewfunctie is hierbij ideaal, want terwijl je door de lijst ‘wandelt’, verschijnt rechts direct een preview. Zo doorloop je een lange lijst met documenten heel snel, zónder elk bestaand daadwerkelijk te openen:
In2CRM kan meer dan 100 documentsoorten direct in een preview tonen.
Mailing
Documenten worden ook gebruikt bij mailingen. Elk document dat via In2CRM gemaakt is, is geschikt voor een mailmerg. Op die manier is het maken van 500 gepersonaliseerde brieven kinderspel.
Adresstickers
We hebben er een handigheidje aan toegevoegd op verzoek van een aantal klanten. Je kunt nu ook je Dymo-labelwriter koppelen aan In2CRM om snel even adresstickers af te drukken.