Registraties

De registratiemodule van In2CRM is zonder meer één van de meeste uitgebreide onderdelen van In2CRM. Voor veel bedrijven is het ook het meest gebruikte onderdeel. Onder registraties verstaan we in In2CRM alles waarmee je prijzen of tarieven kan registreren. En dat kan behoorlijk uiteenlopend zijn.

Soorten registraties

Regelmatig moeten we uitleggen waarom we het Registraties noemen. Offertemodule ligt toch meer voor de hand? Dat vinden wij niet. Met registraties bedoelen we alle documenten waarmee we prijzen registreren. In de praktijk kan dat veel meer zijn dan alleen offertes. De registratiemodule wordt ingezet voor:

  • Offertes
  • Opdrachtbevestigingen
  • Orders
  • Prijslijsten
  • Jaarcontracten
  • Showroomrapporten
  • Telefonische prijsopgaven
  • Facturen

Welke onderdelen bedrijven gebruiken hangt natuurlijk af van de behoefte, het ERP-systeem en het soort offertes dat bedrijven uitbrengen. Zo helpt In2CRM groothandelsorganisaties die meer dan 100.000 offertes per jaar uitbrengen, maar ook projectorganisaties die hooguit een offerte per week wegsturen.

Compleet dossier

De registratiemodule zorgt ervoor dat het offertedossier compleet is. De volgende onderdelen kun je beheren in een enkele registratie:

  • De offerte/order
  • De calculatie
  • De aanvraag
  • Tekeningen
  • Specificaties
  • Offertes van toeleveranciers
  • Elk ander document

Kop van een registratie met rechts zelf te bepalen velden

Registraties via MS-Office

Je kunt op twee manieren registraties maken binnen In2CRM. Je kunt ervoor kiezen om de hele registratie samen te stellen met In2CRM, maar je kunt ook je offertes blijven maken in Word of Excel.

Kies je voor dat laatste, dan adviseren we dat je wel de kop van de offerte aanmaakt in In2CRM. Je wilt de offerte immers uiteindelijk wel kunnen opvolgen.

Daarna ga je naar Bijlagen en kies je de documenten die je wilt maken of toevoegen. Door vooraf sjablonen toe te voegen, maak je de juiste documenten in een handomdraai en zijn adresgegevens en andere referenties altijd goed gevuld.

Je kunt ook andere documenten toevoegen zoals Excel, PDF of Autocad.

Registraties via In2CRM

Als je werkt met artikelbestanden en je maakt regelmatig offertes kun je ervoor kiezen om offertes helemaal met In2CRM te maken. Dus zonder Word of Excel. Uiteindelijk zal deze optie veel voordelen bieden. Zo worden offertes veel sneller en beter gemaakt. Je kunt offertes goed opvolgen en je kunt offertes tot op regelniveau analyseren.

Om snel een offerte te maken, hebben we een Wizard toegevoegd. Deze wizard leidt je door de stappen van een offerte. Nadat de klant, de persoon en het project aangewezen zijn, kies je de algemene tekstregels en ga je artikelen selecteren.

Prijsinformatie en baskets

Vanuit een enkel scherm kun je artikelen toevoegen aan de registratie. Het scherm biedt uitgebreide zoekmogelijkheden, zodat zelfs prettig gewerkt kan worden met de grootste artikelbestanden. Ons grootste artikelbestand bevat 1,4 miljoen artikelen.

Bij de prijsinformatie kun je kiezen uit verschillende bronnen:

  • Artikelbestand
  • Voorraadartikelen
  • Standaard registraties (zie hieronder)
  • Prijslijsten
  • Toepassingsgebieden
  • Eigen favorieten
  • Registraties aan anderen (kopieerfunctie)

De gewenste artikelen leg je in ‘de basket’. Dit is vergelijkbaar met een winkelwagentje op internet.

Leg artikelen in de basket om er een registratie van te maken

Als artikelen naar de nieuwe offerte worden gekopieerd, kun je In2CRM een aantal opdrachten meegeven:

  • Actualiseer de verkoopprijzen (In2CRM berekent dan de prijs op basis van bestaande afspraken)
  • Actualiseer de inkoopprijzen
  • Actualiseer artikelteksten (Nederlandse offerte maar een Franse klant)

Dankzij het prijsinformatiescherm bouw je snel offertes op met de goede artikelen en de goede prijzen. Als verkoper richt je je daarna op de bijzonderheden.

Koppeling met ERP

Als al je artikelen al in het ERP-systeem staan, kun je deze koppelen aan In2CRM. Zie hier wat je zoal met artikelen kunt doen binnen In2CRM.

Het is dan aan te raden om de prijssystematiek van het ERP-systeem over te nemen in In2CRM. Op die manier maakt het geen verschil of iemand een offerte maakt in In2CRM of in ERP. Er zijn meerdere redenen waarom bedrijven liever offertes maken in In2CRM dan in hun ERP-systeem:

  • Gebruiksvriendelijker
  • Meer calculatie-mogelijkheden
  • Collectief bewerken van regels
  • Kopieerfunctie
  • Meer mogelijkheden voor vrije teksten en opmaak
  • Snelheid
  • Meerdere offertes tegelijk bewerken
  • Eigen documenten toevoegen
  • Lay-out. De verschillende lay-out mogelijkheden worden toegelicht onder ‘Verzending’

In2CRM biedt de optie om offertes uit In2CRM door te zenden naar het ERP-systeem. In de regel worden offertes dan gemaakt in In2CRM en zodra het opdracht wordt, wordt de registratie als order naar ERP gezonden. Voor veel klanten de ideale combinatie tussen CRM en ERP. Dit kan overigens alleen met de Enterprise Edition van In2CRM.

Calculaties

In2CRM is meer dan een typemachine om offertes samen te stellen. Het is een tool om daadwerkelijk offertes te calculeren. Offertes worden per regel of onderdeel samengesteld. Prijzen kunnen op meerdere manieren worden samengesteld:

  • Netto of bruto inkoopprijzen
  • Inkoopkortingen (als bedrag of als percentage)
  • Ingaande en uitgaande vrachtkosten
  • Bruto verkoopprijzen met kortingen tot maximaal 5 niveauss
  • Opslagpercentages (over de inkoop of de verkoop)
  • Staffels
  • Bandbreedtes
  • Provisie
  • BTW
  • Prijsherkomst
  • Geldigheid
  • Extra inkoopcondities

Groepeer en calculeer regels

Standaard registraties

Ervaring leert dat vaak dezelfde artikelen op offertes worden uitgebracht aangevuld met wat speciale artikelen. Dat zou betekenen dat je vaak dezelfde artikelen moet zoeken en selecteren. Om dat gemakkelijker te maken, kun je in In2CRM Standaard Registraties aanmaken. Op die manier kun je veel gevraagde artikelen bundelen in een enkele registratie.

Je kunt de lay-out en aanvullende teksten vooraf goed zetten. Zodra een klant om bepaalde producten vraagt, kies je de passende standaard registratie(s) en wijs je alleen nog de artikelen aan. In2CRM kopieert ze vervolgens naar een nieuwe registratie. Op die manier staan de teksten en voorwaarden goed een heb je de juiste prijzen te pakken. Sneller en beter kan niet.

Inzicht in prijzen

Soms heb je klanten of producten waarvan je niet goed weet hoe je het aan moet pakken. Je kunt dan gebruikmaken van de database van In2CRM. Zo kun je eenvoudig zien:

  • Wat eerder aangeboden is
  • Wat andere klanten betalen
  • Welke collega’s die artikelen ook aanbieden
  • Wat de klant nog meer koopt
  • Hoe de klant betaalt
  • Welke alternatieve producten er zijn
  • Welke aanvullende producten aangeboden moeten worden

Verzending

In veel gevallen moet een registratie verstuurd worden. Een uitzondering is de telefonische prijsopgave, maar deze moet wel vastgelegd worden.

Er zijn meerdere manieren om registraties te verzenden:

  • Op papier (als document/rapport)
  • Als PDF via e-mail
  • Als HTML via e-mail
  • Als XML-bericht

Offertes kunnen niet zomaar verstuurd worden. Registraties moeten geldig gemaakt worden. Tijdens deze actie vinden een aantal checks plaats. Bijvoorbeeld of de klant wel een offerte mag ontvangen en of de prijzen juist zijn.

Verstuur registraties als PDF of HTML

In2CRM ondersteunt situaties met meerdere vestigingen en logo’s.

Er is nog een interessante optie beschikbaar als registraties via HTML worden verstuurd. Wij adviseren dan om offertes vrij beknopt te houden met een link naar informatie op de website. Zodra klanten op deze links klikken, registreert In2CRM dit en informeert de verkoper dat de registratie bekeken wordt.

Sommige klanten versturen prijslijsten of jaarcontracten. Dit kunnen grote documenten zijn. Vaak is opmaak dan van groot belang. In de afgelopen jaren hebben we klanten mogen helpen met prachtige prijslijsten vol met foto’s en randinformatie met de juiste prijzen per klant.

Opvolging en analyse

Offertes kosten geld. Opdrachten leveren geld op. Het is daarom van groot belang dat er goed nagedacht wordt over offertes en dat ze opgevolgd worden.

Zodra een offerte uitgebracht wordt, kan In2CRM om een aantal extra gegevens vragen:

  • Wie volgt de offerte op?
  • Hoe belangrijk is de offerte?
  • Om hoeveel geld gaat het?
  • Hoe groot is de kans dat de offerte doorgaat?
  • Voor welke datum verwacht je de volgende actie?

Deze velden helpen verkopers om op het goede moment de goede offertes na te bellen.

De uitstaande offertes komen terug op de offertelijsten van In2CRM. Vanuit deze lijst vindt de opvolging plaats. De verkoper kan direct een gespreksnotitie of vervolgtaak koppelen aan een registratie.

Het management kan zien hoe offertes opgevolgd worden en wat de scorepercentages zijn.

Facturen

Soms maken we ook de facturen met In2CRM. Dan is het hele traject van offerte, opdracht, factuur geregeld binnen In2CRM.

Facturen krijgen een uniek factuurnummer. Er kan aangegeven worden of een factuur betaald is of dat er nog bedragen openstaan. Dus een lijst met openstaande facturen is dan ook beschikbaar.

Samenvatting

Uit de lengte van dit artikel valt al op te maken dat er veel mogelijk is met de registratiemodule van In2CRM. Elke klant van In2CRM gebruikt de module op de manier die het beste past voor zijn situatie. Onze consultants helpen met de inrichting en geven advies. Uiteindelijk bepaalt de gebruiker het succes van deze module. En we zijn erin geslaagd om de module snel en gebruiksvriendelijk te houden. Dat bewijst het grote aantal registraties dat dagelijks gemaakt wordt.