E-mail is niet meer weg te denken uit onze manier van communiceren. Mede daarom heeft e-mail een prominente plaats binnen In2CRM. Op tal van manieren is e-mail geïntegreerd en kunnen e-mails gemakkelijker worden bewaard of gemaakt.
E-mail pakketten
In2CRM integreert het beste met MS-Outlook. Als je Outlook gebruikt, heb je in In2CRM dezelfde mailboxen tot je beschikking. Outlook maakt dan weer verbinding met een e-mailserver, zoals Exchange.
Daarnaast kan In2CRM overweg met andere mailplatformen. We ondersteunen:
- MS-Outlook
- Lotus Notes
- Gmail
- Google Mail
- Hotmail
- POP3
- IMAP/SMTP
Je e-mail ziet er hetzelfde uit als in je Outlook. Iets uitgebreider zelfs, want je kunt aan het icoontje links zien of een bericht al in In2CRM staat en rechts bovenaan kun je berichten bijvoorbeeld direct importeren.
E-mail versturen
Een e-mail maken kan simpel binnen In2CRM. Je kunt een onderwerp en tekst opgeven, waarbij je beschikt over de meeste gebruikte opmaak mogelijkheden. Er is ook spellingscontrole aanwezig.
Verzendlijsten stel je samen op basis van de contacten in In2CRM. Eventueel kun je eigen adressen toevoegen. In2CRM kan er ook voor zorgen dat geadresseerden automatisch aan een verzendlijst worden gekoppeld. Op die manier kun je een vertegenwoordiger altijd informeren over iets van zijn klanten zonder dat je er elke keer aan hoeft te denken.
Via bijlagen voeg je documenten en afbeeldingen toe aan een e-mail. Dit kunnen In2CRM-documenten zijn of documenten die nog niet bekend zijn. Via een vinkje zorg je ervoor dat elk document eerst naar PDF wordt omgezet. Je kunt ook een lijstje aanleggen met standaard bijlagen, bijvoorbeeld je algemene voorwaarden of een routebeschrijving. Gewoon aanklikken en de bijlage gaat mee.
Verzending vindt plaats via het normale e-mailpakket. Bij verzonden items zal de e-mail gewoon te zien zijn.
Zodra je een e-mail maakt zal In2CRM de context toevoegen aan de e-mail. Zo hoort een e-mail bij een relatie en een persoon, maar misschien ook bij een project, offerte of klacht.
E-mailhandtekening en e-mailsjablonen
De e-mailhandtekening wordt beheerd vanuit In2CRM. Door gebruik te maken van variabelen voor gegevens zoals het adres, het mobiele nummer of het persoonlijke e-mailadres kun je met een enkel handtekeningssjabloon iedereen voorzien van de juiste ondertekening.
Ook kun je e-mailsjablonen maken in In2CRM. Afhankelijk van de rechten kunnen gebruikers een sjabloon kiezen om zo gemakkelijk standaard e-mails te versturen. Dit gebruik je o.a. bij:
- Afspraakbevestiging
- Productbeschrijving
- Offertes
- Garantieverklaring
E-mail bewaren
Dagelijks komen tal van e-mails binnen. Sommige zijn belangrijk en anderen niet. Belangrijke e-mails wil je bewaren in In2CRM.
In In2CRM open je je e-mailbox en zie je je e-mails. Door op ‘Importeren’ te klikken, bewaar je de e-mail. Iedereen kan de e-mail terugzien onder een relatie, onder een persoon, of andere items waar de e-mail bij hoort. Hier heb je een belangrijk voordeel van In2CRM te pakken! E-mail die in jouw postvak binnen is gekomen, geef je zo door aan de rest van het bedrijf. In2CRM is dus de ideale manier om e-mail te delen zonder iedereen weer een cc te sturen. Daar wordt het niet duidelijker van.
Bijlagen
Als een e-mail wordt geïmporteerd verwerkt In2CRM de bijlagen op een slimme manier. Er wordt automatisch onderscheid gemaakt tussen kleine onbelangrijke logootjes en andere belangrijkere bijlagen, zoals documenten en afbeeldingen. Deze worden met de e-mail geïmporteerd, maar ook als documentverwijzing opgeslagen. Vaak is iemand op zoek naar een document en moet dan zoeken op de fileserver en in de postvakken. Nu staan alle documenten op de plek waar iemand ze verwacht: bij de documenten, terwijl het een bijlage in de e-mail was.
Outlook Extender
Alle e-mailhandelingen kun je doen vanuit In2CRM. Sommige mensen zijn zo gewend aan Outlook dat ze die werkwijze niet graag veranderen. Dat hoeft ook niet!
De Outlook Extender voegt In2CRM namelijk heel simpel aan Outlook. Je kunt al je e-mails, zowel inkomend als uitgaand gewoon vanuit Outlook opslaan in In2CRM. Zelfs relatie- en persoonsgegevens kun je direct vanuit Outlook openen. En heeft een e-mail betrekking op een bepaalde offerte, campagne of klacht bijvoorbeeld, dan koppel je die mail rechtstreeks aan dat item in In2CRM. Gewoon vanuit Outlook:
De Outlook Extender koppelt Outlook en In2CRM automatisch aan elkaar. Zo belanden e-mails direct op de juiste plek in In2CRM. Aan de juiste relatie, persoon, campagne, project, offerte, klacht, etc. Jouw e-mails en die van je collega’s allemaal op één en dezelfde overzichtelijke plek.
Zoeken in e-mail
Je kunt in In2CRM zoeken in al je postvakken. Daarin kun je aan het In2CRM icoontje vóór een mail ook direct zien welke wel en (nog) niet verwerkt zijn in In2CRM:
Realtime inzicht in alle e-mailboxen van Outlook.
Webclicks
Soms wil je graag weten of iemand een e-mail gelezen heeft. Daar heb je de leesbevestiging voor. Helaas hebben de meesten dat inmiddels wel uitgezet. Gelukkig heeft In2CRM een heel bijzonder en veel krachtiger alternatief: de webclick.
Je kunt per e-mail aangeven of je clicks wilt registreren van een e-mail. Een click kan bijvoorbeeld geregistreerd worden als iemand op een link klikt, die jij meestuurt in je e-mail. Een click kan ook geregistreerd worden als iemand je e-mail opent, doordat er dan een logo getoond wordt.
Via businessrules wordt je geïnformeerd als iemand klikt in jouw e-mail. Dat gebeurt ook als iemand een week later nog een keer wat met jouw e-mail doet. Best bijzonder toch?
E-mailcampagnes
De campagnemodule maakt ook gebruik van e-mail. Daarmee kun je e-mails naar selecties van relaties en personen sturen. Die e-mails kunnen gepersonaliseerd verzonden worden eventueel weer met webclicks.