export-en-import-vanuit-excel

Importeren uit Excel

Kies een Excelbestand via de knop Importbestand openen. De Excel kan geopend worden met de knop Excel openen. Als er 1 tabel beschikbaar is in de Excel staat deze direct ingevuld bij de tabel. Het is mogelijk dat er meerdere werkbladen zijn met informatie. In dat geval moet een keuze worden gemaakt bij Tabel.

Met de knop ‘Import uit Excel’ start de inleesopdracht. Na de inleesactie wordt aangeboden om de Excel te openen. Dit kan handig zijn omdat de Excel nu logging bevat hoe de inleesactie verlopen is.

Import-parameters

De kolom In2CRM vervult een essentiële rol bij de importactie. In deze kolom bepaal je de actie die uitgevoerd moet worden. Je kunt kiezen uit drie acties:

  • ADD
    Toevoegen van gegevens. Als in de kolom met de primaryID niets ingevoerd is, probeert In2CRM deze zelf toe te kennen via Autonumbers. Sommige tabellen komen hier niet in voor of hebben een samengestelde key. In dat geval moet de gebruiker de key hebben ingevoerd in de Excel.
  • EDIT
    Wijzigen van gegevens.
  • DELETE
    Verwijderen van records. In dit geval wordt alleen gekeken naar kolommen met de primary key.

Het is niet noodzakelijk om alle kolommen in de Excel beschikbaar te hebben. Alleen de beschikbare kolommen worden verwerkt. Het kan zelfs heel handig zijn om alleen de kolommen in de Excel te houden die bewerkt mogen worden.

Als er geen geldige actie benoemd is in de kolom In2CRM wordt de regel genegeerd!

Exporteren naar Excel

Om gegevens te exporteren moet een tabel gekozen worden. De vink ‘inclusief data’ bepaalt of alleen kolomkoppen (de velden) of alle data uit de tabel geexporteerd wordt. Het kan handig zijn om alleen kolomkoppen te exporteren als Excel gebruikt wordt om data in te voeren die naderhand ingelezen kan worden.

Als de export afgerond is, wordt de Excel geopend. Let hierbij op het volgende:

  • De eerste kolomnaam is In2CRM. Dit is een speciale kolom die gebruikt wordt om aan te geven hoe data ingelezen moet worden en hoe data ingelezen is. Zie ook importeren uit Excel.
  • De werkbladnaam is de tabelnaam. Deze naam moet niet gewijzigd worden als data later weer ingelezen moet worden.
  • Als er kenmerken bestaan voor de gekozen tabel worden deze als extra velden aan het einde van de tabel toegevoegd. De kolomnamen beginnen met ‘kmk_’ en dan de naam van het kenmerk.

geëxporteerd-eninlezen-Excel

Alle gegevens uit In2CRM kunnen worden geëxporteerd naar Excel, maar In2CRM kan ook gegevens inlezen uit Excel.

Onderdeel UIC

De Excel export en import is onderdeel van UIC (Universal Information Collector) en te vinden in het Beheerscherm onder UIC. Daar is een tabblad Excel beschikbaar met alle opties.

Kenmerken

Kenmerken worden automatisch toegevoegd of bijgewerkt bij een ADD of EDIT actie.

Keyvalues en lijsten

Een aantal velden van In2CRM verwijzen naar lijsten of keyvalues. Bij de import moet de keyid worden ingevoerd. Dit kan verwarrend zijn bij de invoer van de Excel maar dit is wel noodzakelijk. Voorbeeld: het veld status van relaties hoort bij de keyvalue ‘Relatiestatus’. In dat geval moet de Excel de keyID bevatten, dus ‘1’ in plaats van ‘Actueel.

Foutgevoeligheid

Tot slot een waarschuwing: er is met deze importmogelijkheid minimale controle op de juistheid van de data. Het gebruik van deze optie is op eigen risico en het wordt aangeraden een backup van de data beschikbaar te houden. Dit kan bijvoorbeeld een export-excel zijn met de oude data.

Resultaat

Tijdens het inlezen wordt de waarde in de kolom In2CRM aangepast met het resultaat van de actie. Als de actie ADD was en dit is succesvol gedaan, dan staat hier ADDED. Het kan ook zijn dat er een fout optrad. Dan zal er een foutcode vermeld worden in de kolom In2CRM.

Een verwerkte Excel kan zo beoordeeld worden. Evetueel maak je aanpassingen en zet je een nieuwe geldige actie in de kolom In2CRM. Dan kun je het bestand opnieuw importeren.