Dit artikel beschrijft wat je met de registratiemodule van In2CRM kunt doen. In deze module organiseer je alle activiteiten rond artikelen en prijzen, van offerte tot factuur.
Inleiding
De registratiemodule is veelzijdig. Je kunt zelf soorten en types toevoegen. Elke soort kent zijn eigen parameters. Hoe een registratiesoort zich moet gedragen, bepaal je in Beheerscherm/Modules/Registraties. Nieuwe registratiesoorten moet je wel eerst aanmaken onder Beheerscherm/Keyvalues/Registratiesoort.
Registratiewizard
Nieuwe registraties aanmaken kan op verschillende manieren zoals via SmartScreen/Nieuw/Registratie of de sneltoets Ctrl+F8.
Er opent zich een wizard waarin je al diverse dingen kunt selecteren:
- Relatie, persoon, project
- Registratiesoort
- Betreft-regel
- Geldigheid
- Algemene voorwaarden
- Tekstprofiel
- Etc.
Dit kan per registratiesoort wijzigen.
Als je een nieuwe registratie baseert op een bestaande kun je kiezen voor kopiëren of converteren. Converteren kies je bijvoorbeeld als je een offerte om wilt zetten in een orderbevestiging of als je een bestelling wilt maken vanaf een verkooporder:
Prijsinformatiescherm
Het prijsinformatiescherm geeft een overzicht van artikelen en prijzen. Afhankelijk van de context worden de relevante artikelen en prijzen getoond.
Het scherm kun je opvragen via SmartScreen/Zoeken/Prijzen of als je artikelen toevoegt aan een registratie. In dit scherm kun je artikelen selecteren en tijdelijk in de basket leggen. Met de knop <Naar registratie> zet je de artikelen vervolgens door naar een nieuwe of bestaande registratie:
Registratiesoorten
Je kunt zelf registratiesoorten aanleggen in In2CRM waarbij je elke soort specifieke eigenschappen mee kunt geven. Dit beheer je onder Beheerscherm/Modules/Registraties:
Aanvraag
Aanvragen kunnen op verschillende manieren binnenkomen, zoals via de e-mail. Het is een goede gewoonte om het registratieproces te beginnen bij de Aanvraag. Deze ligt dan direct vast en vanuit daar kan de offerte gemaakt worden. Je kunt er ook voor kiezen dit over te slaan en direct met de offerte te beginnen.
Offerte
Afhankelijk van de instellingen heb je veel vrijheden en mogelijkheden om je offertes te maken. Je geeft prijzen op of kunt ze uitgebreid berekenen, zowel inkoopprijs/kostprijs als verkoopprijs. Hierbij heb je keuze uit percentages en/of bedragen en ook vrachtcomponenten of bewerkingen kun je erin meenemen.
Verkooporder
De verkooporder is de opdrachtbevestiging. Dikwijls is deze gebaseerd op de offerte en daarom kun je in In2CRM registraties converteren, in dit geval van offerte naar orderbevestiging. Er vindt dan een nieuwe validatie plaats en de tekstregels worden aangepast.
Inkooporder
Een verkooporder kan worden omgezet in één of meer inkooporders, afhankelijk van het aantal leveranciers op de verkooporder. Voor elke leverancier wordt een eigen inkooporder aangemaakt.
Bestelling/Afroep
Onder een afroep verstaat In2CRM een bestelling door een klant. De klant roept producten van een verkooporder af. Overigens hoeft dat niet perse van een verkooporder afkomstig te zijn, een afroep kan altijd worden aangemaakt. Een van de mooie dingen is dat In2CRM de afroep in een enkele run verstuurd naar de klant, de leverancier en de transporteur (indien van toepassing).
Inkoopbestelling
Onder een inkoopbestelling verstaat In2CRM het document waarmee de producten van een bestelling/afroep besteld worden bij de leverancier of het eigen magazijn.
Leverschema
Een leverschema is een reeks van afroepen die al wel klaarstaan, maar nog niet afgeroepen zijn. Elk item van het leverschema kan een eigen leverdatum hebben en andere producten bevatten. Zodra een afroep gedaan wordt, kan het leverschema direct omgezet worden in een afroep.
Verkoopfactuur
Als goederen die geleverd zijn (afroep is geleverd) wordt geconverteerd naar verkoopfacturen. Elke factuur krijgt een uniek factuurnummer, gebaseerd op de administratie. Het format van deze nummering is per administratie en jaar in te stellen. Facturen kunnen automatisch worden omgezet naar e-mails met een PDF-bijlage. Het is ook mogelijk facturen in andere formaten weg sturen, bijvoorbeeld in EDI-formaat.
Bij facturatie wordt de btw apart berekend, evenals het openstaande bedrag. Zolang een factuur niet (geheel) betaald is, staat deze op de lijst met Openstaande Posten. Vanaf dit overzicht is het mogelijk betalingsherinnering te versturen.
Inkoopfactuur
Optioneel kunnen inkoopfacturen apart geregistreerd worden als registratie. Het is echter ook mogelijk deze via het financiële pakket te laten lopen waarbij inkoopkosten en verkooporder aan elkaar gekoppeld kunnen worden (voor- en nacalculatie).
Magazijnontvangst
Bedrijven die met voorraad werken kunnen voor magazijnontvangsten gebruik maken van het type ‘Voorraad in’. Bij het geldig maken van dergelijke registraties wordt dan de tabel Voorraadmutatie bijgewerkt.
Magazijnbon
Voor producten die het magazijn verlaten zijn er registraties van het type ‘Voorraad uit’. Bij het geldig maken van dergelijke registraties wordt de tabel Voorraadmutatie bijgewerkt.
Transport
Aan elke registratie kunnen gegevens voor de logistieke afhandeling worden toegevoegd. In2CRM kent de volgende componenten:
- Projectomschrijving (met adres)
- Afwijkende projectomschrijving met adres
- Leverancier met vast laadadres (een leverancier kan meerdere locaties hebben en per bon kan van de vaste leverancier/locatie afgeweken worden)
- Afwijkend laadadres / laadopmerking / laaddatum
- Transporteur (te kiezen uit lijst van transporteurs)
- Afwijkend losadres
- Bezorgdatum
Standaardregistraties
Offertes en andere registraties lijken dikwijls op elkaar. In zulke gevallen kun je ‘standaardregistraties’ maken die je kunt gebruiken als template. Een offerte samenstellen gaat dan heel makkelijk doordat je snel en effectief één of meerdere bestaande standaardregistraties kunt selecteren.
Prijslijsten
In In2CRM kun je Prijslijsten aanmaken en ook registraties aanmaken van het type Prijslijst. Zo’n prijslijst kun je koppelen aan een In2CRM relatie. Is die koppeling gelegd, dan rekent In2CRM met het prijsniveau van die prijslijst zodra een registratie gemaakt wordt.
Soms wil je meerdere prijslijsten aan één enkele relatie kunnen koppelen en dat is mogelijk. Zo kun je bijvoorbeeld per productgroep een aantal prijslijsten aanmaken en vervolgens per klant selecteren welke van toepassing is.
Artikelbeheer
Via Smartscreen/Modules/Artikelbeheer kun je artikelen en groepen beheren. In2CRM kan het volledige beheer doen. Maar werk je bijvoorbeeld met heel grote artikelbestanden die in een ander pakket worden onderhouden, data die aangeleverd worden door derden of lijsten die je zelf bijhoudt in Excel, overleg dan met onze consultants hoe wij artikelen kunnen inlezen.
De meest gebruikte methode is die waarbij artikelgegevens worden onderhouden in een enkele Excel met per tabblad een leverancier. In In2CRM kun je deze Excel dan vervolgens selecteren en kiezen welk tabblad verwerkt moet worden. Dit is wel altijd maatwerk.
Koppeling boekhouding
Facturen moeten uiteindelijk altijd naar een financieel pakket. Er zijn meerdere methoden om dit te doen:
- Handmatig: verzonden facturen worden overgetypt in het financiële pakket.
- Scanning: met pakketten als ‘Exact Scan & Herken’ of ‘Basecone’ kun je het zo instellen dat facturen naar een vast e-mailadres worden gestuurd (vaak in de bcc). De PDF wordt dan door speciale software gescand en automatisch geboekt.
- Koppeling op factuurniveau: met diverse pakketten hebben we koppelingen op factuurniveau. De factuur wordt dan via een koppeling of API verwerkt. Vaak wordt alleen het totaalbedrag geboekt.
- Koppeling op artikelniveau: de afzonderlijke factuurregels kunnen naar het financiële pakket, waarbij vaak wel ook het artikelbestand bekend moet zijn aan de andere kant.
- Koppeling op grootboekniveau: grootboeknummers zijn bekend in In2CRM en grootboekposten worden aangeboden aan het financiële pakket.
De meest uitgebreide koppelingen heeft In2CRM met Exact Online.
Debiteuren
Debiteuren kunnen in In2CRM worden aangemaakt en beheerd. Afwijkende debiteurnummer die aansluiten op je financiële pakket zijn mogelijk, echter is het wel aan te raden de nummers gelijk te houden. Dit zijn de kerngegevens van een debiteur in In2CRM:
- Debiteurnummer
- Naam
- Adres
- Plaats
- Btw-nummer
- Betalingsconditie
- Administratie
- E-mailadres
- Soort debiteur
Een krachtig aspect van In2CRM is dat één relatie meerdere debiteurnummers kan hebben.
Crediteuren
Crediteuren kunnen net als debiteuren ook benoemd worden in In2CRM. Hierbij kun je onderscheid maken tussen (minimaal) de volgende soorten:
- Handelscrediteur
- Kostencrediteur
- Transportcrediteur
