Management informatie
Daarin maken wij onderscheid tussen informatie om te managen en informatie voor het management. Omdat iederéén behoefte heeft aan bepaalde informatie om zijn of haar werk te kunnen sturen en uitvoeren. In2CRM stelt die informatie samen en toont deze op de gewenste plek én manier.
Het belang van managementinformatie
‘Zonder managementinformatie vaart een organisatie blind’. Aan die uitspraak valt niet te tornen. Elk bedrijf weet het belang van goede stuurinformatie, maar elke organisatie weet ook het probleem om deze goed samen te stellen en samengesteld te houden.
Eén van de uitgangspunten van In2CRM is het verzorgen van managementinformatie, omdat het pakket vanuit die gedachte is samengesteld zijn veel overzichten standaard al beschikbaar. En waar behoefte aan meer is, kan dat.
Alle informatie (ook die gegenereerd wordt door andere pakketten) binnen één en dezelfde In2CRM omgeving getoond, wel zo overzichtelijk.
Er zijn veel meer pakketten op de markt die voorzien in het samenstellen van managementinformatie. Je kunt hierbij denken aan Cognos, Qlikview, Brio, Corvu en natuurlijk Excel. Het grote voordeel van In2CRM boven alle andere pakketten is dat het de informatie krijgt in hetzelfde platform als waar je dagelijks al mee werkt, namelijk in In2CRM zelf. Daardoor krijg je de juiste managementinformatie op het juiste moment als het ware ‘tussen de regels door’. Bovendien kun je direct inzoomen op bijzonderheden. Dat maakt dat veel bedrijven uiteindelijk afscheid nemen van hun dedicated management tools en overgaan op In2CRM.
Commerciële informatie
De database van In2CRM bevat alle commerciële activiteiten die plaatsvinden. Op basis van die gegevens kun je alle commerciële managementinformatie prima samenstellen. Veel gebruikte overzichten zijn:
- Performance sales teams
- Offerte-analyse
- Salesfunnel
- Customer Service
- Contactfrequenties
- Hit-ratio
- Verhouding new business / account management
Voorbeeld van een salesfunnel
Financiële informatie
Als In2CRM gekoppeld is aan de ERP-omgeving ontstaat een geheel nieuwe dimensie. Op dat moment beschikt In2CRM namelijk over alle financiële gegevens van klanten. De volgende overzichten komen dan ook beschikbaar:
- Omzet/afzet per klant
- Omzet/afzet per vertegenwoordiger of vestiging
- Omzet/afzet per product of productgroep
- Betalingsgedrag
- Pijplijn
- Analyse van transacties
Voorbeeld van weergave omzetontwikkeling
Customer Analytics
Onder de noemer Customer Analytics biedt In2CRM diverse tools en overzichten, waarin de commerciële informatie uit In2CRM wordt gekoppeld aan de financiële informatie uit ERP.
Voor veel organisaties is managementinformatie hetzelfde als omzetoverzichten, maar omzetoverzichten zijn gebaseerd op het verleden. En we weten welke garanties resultaten uit het verleden bieden. Toch baseren de meeste bedrijven zelfs de forecast op die omzetoverzichten, omdat er simpelweg geen betere cijfers voorhanden zijn.
Door de cijfers van CRM en ERP te combineren ontstaan veel betere inzichten. De behaalde financiële resultaten worden onderbouwd met de gepleegde commerciële activiteiten. En dat op het laagste niveau. Je ziet van een klant in In2CRM dus niet alleen welke omzet en (bruto)winst is gerealiseerd, maar ook hoeveel inspanning je daarvoor hebt gedaan. Dus hoe vaak je er bent geweest, hoeveel offertes te hebt uitgebracht, hoe hij betaalt, etc. Hiermee corrigeer je de brutowinst voor de activiteiten die je hebt gedaan. Dit noemen we ook wel Customer Based Accounting.
Deze inzichten leveren een heel nieuw klantbeeld op, maar ook medewerkers worden beter vergeleken. En door de targets of forecast erbij te betrekken zijn veel betere omzetprognoses en activiteitenplanningen mogelijk.
Beheer en verspreiding op maat
Waar voorheen de meeste managers zelf aan het knutselen waren in Excel, worden de overzichten nu centraal beheerd in In2CRM. Het voordeel is dat iedereen naar dezelfde gegevens kijkt.
Ook de verspreiding en actualisering wordt geregeld door In2CRM. De abonnees krijgen automatisch de nieuwe gegevens. En die gegevens kunnen op hun behoefte worden aangepast. Zo zal een directie cijfers willen zien van alle klanten, maar een vertegenwoordiger hoeft het alleen maar te zien van zijn klanten.
Periodieke overzichten worden vaak verspreid per e-mail. In2CRM stuurt dan een bijlage mee in de e-mail of informeert mensen dat er nieuwe informatie beschikbaar is.
Andere voorbeelden
In de loop der tijd hebben we veel ervaring opgedaan met managementinformatie. We hebben tal van rapporten en overzichten gebouwd. Die kennis en knowhow delen we met onze andere klanten.
Een aantal ‘spraakmakende’ overzichten:
- Weekrapport met daarin alle KPI’s op commercieel, logistiek en financieel gebied
- Voorraadanalyse inclusief besteladvies
- Cross-sell ratio’s
- Seizoensgebonden forecast
- Debiteurensignaleringlijst (voorspellen of debiteuren leveringen moeten blijven ontvangen)