Grip op projecten en klanten in de tegelgroothandel

Tégl Nederland is een jonge maar snelgroeiende tegelgroothandel uit Barneveld. Het bedrijf van onder meer Martin van der Zande levert wand- en vloertegels aan aannemers, tegelzetters en projectontwikkelaars. Vanaf de start koos Tégl bewust voor een professionele basis.

Martin: “We wilden geen ordners of losse Excel-lijstjes. Alles moest vanaf dag één goed ingericht zijn, zodat we professioneel konden werken en controle hadden over ons proces.”

Daarbij kwam In2CRM in beeld. Ron Kessels, directeur van In2CRM: “We zijn vanaf het eerste uur betrokken bij Tégl. Mede daardoor hebben ze een vliegende start gemaakt. Samen kijken we continu hoe we het systeem kunnen inzetten om hun processen slimmer en efficiënter te maken.”

De keuze voor In2CRM

Toen Tégl van start ging, bekeek Martin verschillende pakketten. Hij merkte al snel dat standaardoplossingen niet voldeden. “Wij zochten geen software waar je je proces aan moet aanpassen. In2CRM dacht met ons mee. De custom mogelijkheden zijn hoog: het systeem legt zich naast je bedrijf en volgt jouw werkwijze. Daardoor kun je progressie maken en krijg je grip, niet alleen op sales, maar ook op orderverwerking en administratie. Dat zijn drie pijlers die we nu gebundeld hebben. Op projectniveau en op relatieniveau is onze commerciële stroom beheersbaar.”

Ron sluit zich hierbij aan: “Wij leveren een product met een aantal bouwstenen erin. Dat kunnen we aanpassen aan de werkwijze van de klant. Veel software pakketten zeggen: dit is ons pakket, pas je maar aan. Wij geloven dat het commerciële proces van elke klant uniek is. En onze taak is om dat te ondersteunen.”

Een belangrijk voordeel voor Tégl is dat In2CRM een breed fundament biedt. Martin: “Normaal heb je misschien zes verschillende pakketten nodig die je moet koppelen. In2CRM heeft dit allemaal in huis: CRM, orderstroom, artikeldata, offertes, een online klantenportal en facturen. Alles zit in één systeem.”

Specifieke integraties voor de tegelgroothandel

Tintenregistratie & artikeldata

De registratie van tinten is voor elke tegelgroothandel een grote uitdaging. Martin: “Tinten zijn altijd een crime. Wij hebben het in In2CRM zo ingericht dat we tinten op verschillende momenten kunnen vastleggen: bij de ordebevestiging, op de pakbon of bij binnenkomst. Zo is het altijd geborgd. Bij een nabestelling weet je exact welke tint geleverd is, zonder te hoeven terugzoeken in facturen of pakbonnen.”

Ron vult aan: “De meeste software ondersteunt tinten helemaal niet, of alleen bij binnenkomst. Wij hebben ervoor gezorgd dat het op meerdere momenten kan. Dat maakt het proces voor Tégl efficiënt en foutloos.”

Naast tinten is artikeldata essentieel. Tégl werkt met honderden collecties, maten en fabrikanten. Met In2CRM kan artikeldata eenvoudig worden beheerd en ingelezen via Excel. Daarmee blijft de tegelgroothandel in controle over prijzen, collecties en voorraadgegevens. Ook snijverlies wordt met In2CRM beheersbaar gemaakt. Door artikeldata slim te koppelen aan calculaties kan Tégl nauwkeuriger offreren en verliezen beperken bij grote projecten.

Samenwerking en dagelijkse praktijk

De samenwerking met CRMCompany verloopt volgens Martin soepel en direct: “Als wij een vraag of wens hebben, dan denken ze mee en vaak wordt het meteen aangepast. Eén belletje en het is geregeld. Er is altijd een helpdesk waar je terecht kunt.” Ron vervolgd: “Martin heeft een duidelijke visie op zijn markt en processen. Dat maakt dat wij hem goed kunnen ondersteunen. Hij weet wat hij wil en wij kunnen dat vertalen naar functionaliteit. Zo versterken we elkaar.”
In de dagelijkse praktijk merkt Tégl dat de efficiency enorm is toegenomen. Iedereen werkt op dezelfde manier en legt afspraken vast in In2CRM. Daardoor zijn fouten en dubbel werk geminimaliseerd, en heeft de organisatie altijd grip op lopende projecten.

Daarnaast levert het systeem waardevolle stuurinformatie. “Ik zie dagelijks omzet, marges en openstaande offertes. Zonder CRM hoor je dat pas achteraf van de boekhouder, als het jaar al voorbij is. Nu kan ik direct bijsturen.”

Toekomstmuziek: showroom en klantportaal

Tégl blijft groeien. Onlangs werd een tweede etage van 1.000 m² geopend voor een uitgebreide sanitair showroom. Martin: “We bedienen nu ook klanten die naast tegels sanitair willen. In2CRM speelt hierop in met een nieuwe sanitair module.”

Samen met In2CRM wordt bovendien gewerkt aan het optimaliseren van de hele klantreis. Ron: “Klanten oriënteren zich eerst online, komen dan naar de showroom en verwachten dat alles goed vastgelegd wordt. Wij kijken hoe we dat proces zo efficiënt mogelijk kunnen maken. Denk aan een app voor de verkoper, zodat hij direct tijdens het bezoek alles noteert. Of dat klanten vooraf online stijlen kunnen bekijken en tijdens het bezoek hun keuzes vastleggen. Daarna kun je sneller en met minder fouten een offerte uitwerken.”

Ook het online klantportaal van In2CRM, In2Portal staat op de wensenlijst. Martin: “In2CRM heeft dit al draaien, maar wij moeten onze organisatie er nog op afstemmen. Uiteindelijk willen we dat klanten 24 uur per dag hun offertes, orders en facturen kunnen inzien. Met track & trace kunnen ze precies volgen hoe hun order ervoor staat.”

Tot slot

Voor Martin is In2CRM uitgegroeid tot de ruggengraat van Tégl. “Het systeem dwingt discipline af: iedereen werkt op dezelfde manier en legt afspraken vast. Daardoor hebben we overzicht en rust. Alles is beheersbaar en terug te vinden.”
Ron vat de samenwerking samen: “Wij werken het liefst met organisaties en teams die weten waar ze naartoe willen. Martin heeft een duidelijke visie en dat maakt het mogelijk om samen een systeem te bouwen dat zijn organisatie sterker maakt. Voor ons is Tégl een voorbeeld van hoe een groothandel met software zijn processen echt in de hand kan houden.”

Martin sluit af: “In2CRM helpt ons om met een klein team professioneel te werken. Van tintenregistratie tot offertes en van artikeldata tot facturatie: alles klopt en is onder controle.”